Digitalprojekt Außendienst: 3 – So gelingt die Umsetzung

Ihrem Außendienst steht jetzt eine Aufwertung bevor, die ihn ein Stück in die Zukunft trägt. Großartig, schon viel geschafft! Aber bevor wir dieses Upgrade eintüten, erinnern wir uns ein letztes Mal: Vier von fünf Digitalprojekten kommen nicht über die Pilotphase hinaus. Wie Sie zum Erfolg Ihrer Lösung beitragen, erfahren Sie hier. „So gelingt die Umsetzung“ ist Teil 3 unserer Blogserie „Digitalprojekt Außendienst“. Eine leicht umsetzbare Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung von Service, Instandhaltung und Montage für kleine und mittlere Unternehmen.

Sie haben Ihre Mitarbeitenden von Anfang an ins Boot geholt und ein Pilotteam zusammengestellt. Dann haben Sie den erhaltenen Input genutzt und eine Lösung gefunden, die nicht nur Ihre Anforderungen erfüllt, sondern auch zu Ihrem Unternehmen passt. 

Jetzt geht es an die Substanz.

Moment, Sie haben noch gar keine Lösung gefunden?

Einfach machen? Ja, aber …

Was uns am Spruch „Einfach machen“ gut gefällt, ist seine Zweideutigkeit. Einerseits fordert er, in Aktion zu treten statt stillzustehen. Andererseits mahnt er, etwas einfacher zu machen als es jetzt ist. Sie müssen sich ins Zeug legen, Ihr Digitalprojekt einfach zu machen. Das heißt zunächst: nichts unnötig verkomplizieren, konkrete Ziele stecken und am Ball bleiben.

Die Aufgabe besteht darin, im Kleinen vorzuführen, wie später im ganzen Außendienst gearbeitet wird.

Dabei geht es darum, die Technologie so in den Arbeitsablauf zu fügen, dass ein flüssiger Prozess entsteht Und zwar ein Prozess, der einfacher als der vorherige ist. Dazu müssen Sie: 

  • Pilotteam in der Nutzung schulen und weiterbilden
  • gemeinsam die Schwachstellen in der Anwendung identifizieren und ausbessern, am besten auf Technologieseite
  • möglich gewordene Erleichterungen im Arbeitsablauf vornehmen, wo es nur geht – und dabei nicht vor weiteren Veränderungen zurückschrecken
  • alle Beteiligten in die Lage bringen, ihr frisch erworbenes Know-How im letzten Schritt an die KollegInnen weiterzugeben

Sie unterstützen die Mitarbeitenden Ihres Pilotteams dabei, sich für die Technologie zu begeistern und für das Gelingen der Umstellung aus eigenem Antrieb einzusetzen. Geben Sie sich und anderen ausreichend Zeit zum Ausprobieren und auch zum Fehler machen, aber verlieren Sie dabei den Fortschritt nicht aus den Augen.

Im Folgenden geben wir Ihnen einige Ratschläge auf den Weg, die unserer Erfahrung – mit erfolgreichen wie auch gescheiterten Projekten – entspringen.

Sie wünschen sich eine Begleitung oder Starthilfe für Ihr Projekt?

Es wird nicht alles rund laufen!

Kaum eine Technologie ist Out-of-the-Box ein Durchstarter und kaum ein Unternehmen bringt direkt alle Voraussetzungen zum digitalen Durchstarten mit. Wer das glaubt, wird enttäuscht und schmeißt vorschnell hin. 

Behandeln Sie das Digitalprojekt eher wie ein Instandsetzungsvorhaben. Der Außendienst sollte modernisiert werden wie eine Industrieanlage. Wenn dabei anfänglich eine neue Komponente streikt, belassen Sie die Anlage auch nicht aus Bequemlichkeit wie sie vorher war. Vermutlich werden Sie vom Troubleshooting ausgehend weitere Schritte einleiten.

Genauso halten wir es mit Digitalisierungsvorhaben.

Agiles Vorgehen und kontinuierliche Verbesserung

Orientieren Sie sich bei der Projektstrukturierung am Plan-Do-Check-Act-Zyklus, um zu einer kontinuierlichen Verbesserung des Ergebnisses beizutragen. Es handelt sich dabei um einen iterativen Mechanismus, der auch eine Veränderung Ihrer Zielvorgaben und Anpassungen der Strategie erlaubt. Das sind die Grundvoraussetzungen für agiles Arbeiten.

Gemeinhin umschreibt das vielzitierte Schlagwort „agil“ heute die Fähigkeit eines Unternehmens, auf neue Rahmenbedingungen schnell und angemessen zu reagieren. Agilität wird durch ein methodisches Projektmanagement sichergestellt. Als Methoden bewährt haben sich etwa SCRUM oder Kanban. Ihr Projektverantwortlicher sollte gerade bei größeren Vorhaben mit solchen oder ähnlichen Instrumenten vertraut sein und die Teamarbeit darüber steuern. Sie helfen dabei, ein sich selbst optimierendes System für die Umsetzung zu schaffen und einen Workflow herzustellen.

Vom Wissen-ist-Macht zum Wissen-ist–Gemeingut

Enger Austausch untereinander hält den Stein nicht nur im Rollen, sondern bringt die nötige Dynamik ins Projekt. 

Das gilt auch und gerade für den Austausch mit dem Anbieter oder externen Kooperationspartner. Trennen Sie hier nicht! Für die Umsetzungsphase betrachten Sie alle Beteiligten als Teammitglieder. Sie verständigen sich über gemeinsame Ziele.

Auch Anwendungs- und Prozesswissen sollte keinesfalls in den einzelnen Köpfen verbleiben, sondern allgemein zugänglich sein. Manche Unternehmen richten zu diesem Zweck ein Wiki ein. Das bietet den Vorteil, stetig zu wachsen und bei guter Pflege Handbücher und Anleitungen zu ersetzen.

Sie suchen nach einem einfachen und effektiven Tool für die Zusammenarbeit?

Folgen Sie dem Grundsatz des Minimum Awesome Product

Was ist das nun wieder? Minimum Awesome heißt: mit einfachen Mitteln beeindrucken. Ihre digitale Anwendung muss von Ihnen und Ihrem Pilotteam gegenüber den noch nicht involvierten KollegInnen so vorbereitet werden, dass sie den Nutzen sofort erkennen. Wenn es soweit ist, sollen sie denken: „Wow, damit will ich arbeiten“. Um diesen Wow-Effekt zu erzielen, arbeiten Sie mit dem Anbieter Ihrer Lösung zusammen.

Wenn das gelingt, ist Ihr Digitalprojekt ein voller Erfolg.

Unsere Beitragsreihe „Digitalprojekt Außendienst“

„Digitalprojekt Außendienst: 3 – So gelingt die Umsetzung“ war der dritte Teil unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung des technischen Außendiensts. Hier geht es zum ersten Teil.

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