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Mobile digitale Checkliste für Prüfungen, Inspektionen und Audits

Warum eine mobile digitale Checkliste für Prüfungen?

Mit der einfachen und mächtigen Lösung für Begehungen, Inspektionen und Audits reduzieren Sie den Arbeitsaufwand im Büro auf das absolute Minimum

Auf den Alltag von TechnikerInnen im Außendienst trifft branchenübergreifend vor allem eines zu: Er besteht aus vielen kleinen Arbeitsschritten und kaum ein Einsatz gleicht genau dem anderen. Eine App kann hierbei nur helfen, wenn sie von Grund auf anpassbar ist und sich durch höchste Flexibilität bei der Anwendung auszeichnet.

Als No-Code-Lösung zur Digitalisierung komplexer Prüf-Prozesse ist die mobile digitale Checkliste dieser Herausforderung bestens gewachsen. Arbeitsabläufe werden zunächst in Form von Projekten mit wiederverwendbaren Komponenten vorbereitet. Einmal angelegt, können solche Projekte Mitarbeitern zugewiesen und von diesen auf beliebigen Geräten auch mobil im Außendienst abgearbeitet werden. 

Zeit wird dabei nicht nur mit der automatischen Berichterstellung gespart: Bei der Nutzung der mobilen digitalen Checkliste verbessern sich die Workflows beiläufig von selbst. Das ergibt sich einfach daraus, dass jedes Projekt als modulare und modifizierbare Vorlage für weitere Projekte dient.

Arbeitsmaterialien digitalisieren

Mit der digitalen Checkliste sparen Sie Zeit und Geld bei der Planung, Verwaltung und Durchführung. Mit jedem Einsatz verkürzen sich die Abläufe weiter.

Informationen zusammenführen

Schluss mit verstreuten Informationen. Daten werden nur einmal aufgenommen und alle Mitarbeitenden sind sofort auf dem neuesten Stand.

Berichterstellung automatisieren

Daten werden direkt in einheitliche Vorlagen nach Ihren Vorgaben übernommen und automatisch an die vordefinierten Personen versendet.

Nachhaltig und sicher archivieren

Schluss mit unübersichtlichen Papierstapeln und Ordnerregalen. DSGVO-konforme und automatische Archivierung mit raffinierten Suchfunktionen.

Offlinefähig im mobilen Einsatz

Auch wenn vor Ort keine Internetverbindung besteht, können Daten aufgenommen werden. Die Synchronisation erfolgt dann einfach später.

Starterpaket

Unsere Empfehlung für Unternehmen, die sich von der mobilen digitalen Checkliste überzeugen möchten.

Zweimonatige Erprobung der mobilen digitalen Checkliste im Rahmen einer Testimplementierung in Ihrem Arbeitsumfeld. Das sichere Fundament zur erfolgreichen Implementierung.


Zum Auftakt ein halbtägiger Anforderungsworkshop:als Webinar:

  • Analyse Ihrer bisherigen Prozesse und des Optimierungspotenzials mit der mobilen digitalen Checkliste
  • Gemeinsame Ermittlung Ihrer Anforderungen an die Erstkonfiguration und Testimplementierung der mobilen digitale Checkliste

Anschließende zweimonatige Erprobungsphase:

  • Zugänge für Ihr Team zur mobilen digitalen Checkliste auf der DOC.mobile Plattform für 2 Monate
  • Einweisung Ihrer Mitarbeitenden in die Lösung und Nutzer-Onboarding
  • inkl. durchgängigem Ramp-Up-Support mit wöchentlichen Regelmeetings
  • inkl. durchgängiger Social Media Begleitung auf Ihren Wunschkanälen

Konzeption digitaler Prozess

Unsere Empfehlung für Unternehmen mit besonderen Anforderungen an ihre Lösung zur mobilen Dokumentation..

Am Ende der Konzeptphase wissen Sie genau, wie der neue digitale Prozess aussehen wird, was zur technischen Lösung gehört und welche Schritte zur Implementierung nötig sind.


Zum Auftakt zwei halbtägige Workshops als Webinar oder vor Ort::

  • Analyse Ihrer bisherigen Prozesse, Optimierungspotenziale und Stakeholder
  • Gemeinsame Ermittlung Ihrer besonderen Anforderungen an den Prozessaufbau
  • Erstkonzeptionierung inkl. Entwurf eines Workflowdiagramms mit Technologie-Scouting im Hinblick auf das Kosten/Nutzen-Verhältnis in Ihrem konkreten Fall

Anschließende einmonatige Konzeptphase:

  • Konzeption der Lösungskomponenten (technisch, menschlich, organisatorisch)
  • Konzeption der technischen Schnittstellen
  • Erstellung des Anwendungsszenarios und der „User Journey“
  • inkl. durchgängigem Ramp-Up-Support mit wöchentlichen Regelmeetings
  • inkl. durchgängiger Social Media Begleitung auf Ihren Wunschkanälen

Schlüsselfertiger Prozessaufbau

Unsere Empfehlung für Unternehmen, die (sich) die Digitalisierung ihres technischen Außendiensts einfach machen wollen.

Sie bekommen Ihre mobile digitale Checkliste „schlüsselfertig“ gemacht. Vollständige Transformation Ihres Prozesses hin zur zuverlässig funktionierenden digitalen Unterstützung.


  • Alle Leistungen des Pakets „Konzeption digitaler Prozess“ (Workshops und Konzeptphase)
  • Erstellung eines Projektplans
  • Mobile digitale Checkliste Plattform Deployment
  • Nutzerzugänge und Lizenzierung
  • Onboarding Pilotteam und Kickoff-Workshop
  • Full Process Testing und Feintuning
  • Integration der Schnittstellen in Ihre bestehende digitale Infrastruktur
  • Lernressourcen und Dokumentation
  • Unternehmensweiter Roll-Out
  • Voller Support nach der Implementierung
  • inkl. durchgängigem Ramp-Up-Support mit wöchentlichen Regelmeetings
  • inkl. durchgängiger Social Media Begleitung auf Ihren Wunschkanälen
  • inkl. Feedback-Workshops zwischen Projektphasen

auf Verhandlungsbasis

Mit der mobilen Checkliste konnten wir die Berichterstellung für unsere Prüfungen an Windenergieanlagen automatisieren. Das bedeutet weniger Aufwand im Büro und klare, nachvollziehbare und strukturierte Berichte. Die Lösung ist flexibel anpassbar und der Support von digital@work immer gut.

Dipl. Ing. Jörg Hagemann, Ingenieurbüro WEA-Gutachten

Durch die wachsende Datenbasis bei der Nutzung ist immer weniger Vorarbeit nötig. Projektspezifische Anpassungen sind immer schneller erledigt. Nicht nur verringern sich hierdurch Planungsintervalle – auch das Feedback von Mitarbeitern lässt sich leicht in noch effizientere Prozesse umsetzen, die wiederum die Qualität der eigentlichen Arbeit heben.

Dipl. Ing. Jens Kulenkampff

Wie funktioniert die mobile digitale Checkliste?

Der Clou der mobilen digitalen Checkliste liegt gerade in ihrer Anpassbarkeit. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Schadensmodell für Prüfungen verwendet wird, um Zustandsnoten zu berechnen, ist das ohne Weiteres in der App darstellbar und automatisierbar!

Und so sieht ein typischer Prüfungsablauf mit Unterstützung der Checkliste aus:

  • Eine wiederkehrende Prüfung steht an. Der koordinierende Sachverständige im Büro bereitet die Prüfung mit nur wenigen Klicks vor. Dabei greift er auf bereits angelegte Checklisten zurück und aktualisiert nur einige Parameter.
  • Im Außendienst wird der zuständige Sachverständige automatisch über die anstehende Prüfung benachrichtigt. Er öffnet die mobile digitale Checkliste und findet dort alle nötigen Unterlagen inklusive der Mängelhistorie sowie Lokalisierungsbilder der Prüfpunkte vor.
  • Bei der Durchführung der Prüfung arbeitet der Sachverständige die Prüfpunkte Schritt für Schritt ab. Die Dokumentation und Mängelaufnahme nimmt er direkt in der App vor. Dabei helfen ihm vordefinierte Kataloge zur schnellen Auswahl von bspw. Schadenstypen.
  • Am Ende der Prüfung wird automatisch ein Bericht nach einheitlichen Vorgaben im Firmen-Layout erstellt und zum Review an die Verantwortlichen gesendet.

Beispiele für Mobile Dokumentation Use Cases