Digitale Arbeitsanweisungen und mobile Assistenzsysteme

Arbeit mit mobiler Checkliste

Bei Instandhaltung, Montage und Inspektion hat man es häufig mit Problemen zu tun, die zusätzliches Wissen erfordern. Hat ein Unternehmen in solchen Fällen nicht für seine Servicetechniker vorgesorgt, ist die Herausforderung viel größer als sie sein müsste. Kaum etwas ist im Außeneinsatz lästiger als langwierige Telefonate oder die Suche nach der richtigen Stelle im richtigen Handbuch. Kostspielige Mehranfahrten sind die Folge. Nutzen die Mitarbeiter hingegen passende Systemlösungen, wie digitale Arbeitsanweisungen und mobile Assistenzsysteme, werden solche Herausforderungen zur Routine. Aber wie sieht das in der Praxis aus?

Welche Lösungen gibt es?

Mitarbeiter im Außendienst sollten ohne Umwege auf das Wissen zugreifen können, das sie für ihre Arbeit brauchen. Um dies zu gewährleisten, lassen sich drei grundlegende Ansätze unterscheiden, die sich trotz Schnittmengen auch gegenseitig ergänzen können. Dabei leistet jeder dieser Ansätze für sich genommen bereits eine enorme Erleichterung des Arbeitsalltags. Es handelt sich um:

  • prozessorientierte Wissensplattformen bzw. aktive Wissensdatenbanken
  • Software zur digitalen Arbeitsanweisung und Schritt-für-Schritt-Anleitung
  • mobile Assistenzsysteme mit Remote- und AR-Funktionen für Smart Glasses
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Am ehesten auf Wissensmanagement spezialisiert, aber auch am aufwändigsten zur Anwendungsreife zu bringen, sind dezidierte Wissensplattformen. Dieser Ansatz versucht alle für das Unternehmen relevanten Prozesse und Technologien detailliert abzubilden und nutzerfreundlich zu organisieren, um letztendlich konkrete Entscheidungshilfen zu bieten. Dafür wird jedoch nicht nur eine geeignete Software benötigt, sondern auch eine sogenannte Community of Practice, die sie langsam mit Inhalt füllt. Wissensplattformen werden wir noch einen eigenen Blogbeitrag widmen. Hier soll es stattdessen um zwei Lösungen gehen, die Grundfunktionen von Wissensplattformen abdecken, dabei aber leichter umzusetzen sind und besondere Stärken in der Arbeitspraxis aufweisen.

Immer an der richtigen Stelle: digitale Checklisten und Handbücher

Die Bezeichnungen „digitale Checkliste“ oder „digitales Handbuch“ haben sich durchgesetzt, werden den dahinter steckenden Systemen allerdings kaum gerecht. Es handelt sich nämlich nicht nur um digital verfügbare Sammlungen von Informationen. Vielmehr sind es mobile Komplettlösungen zur Einsatzplanung, Schritt-für-Schritt-Anleitung, Medienbereitstellung, bequemen Vor-Ort-Dokumentation und automatischen Berichterstellung.

Servicefälle werden webbasiert vorbereitet und via Mobile App den Mitarbeitern im Außendienst mit wenigen Klicks zugewiesen. Gute Lösungen für Mobile Checklisten sollten vielfältig konfigurierbar und im Einsatz offlinetauglich sein. Für einen sinnvollen Ablauf ist außerdem ausschlaggebend, dass sich Vorlagen für wiederkehrende Checklisten, Arbeitsschritte und ggf. Ergebnistypen erstellen und den Erfordernissen des jeweiligen Kunden anpassen lassen. Mitarbeiter arbeiten den Einsatz dann Schritt für Schritt mit ihrem Mobilgerät ab und haben bei Problemen direkten Zugriff auf die nötigen Hilfestellungen. Hier geht’s zu einem Anwendungsbeispiel. Die Vorteile liegen sprichwörtlich auf der Hand:

  • immer an der richtigen Stelle; keine umständliche Suche nach benötigtem Wissen, kein Durcheinander im Ablauf, keine Auslassungen
  • minimierte Fehlerquellen; jede Information wird nur einmal verarbeitet und muss dementsprechend nicht nochmals übertragen werden
  • Datensynchronität; Dokumentation findet unmittelbar in der App statt und mittels einer zentralen Plattform sind alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand
  • Zeitersparnis und Konsistenz; Berichte werden bei Serviceabschluss automatisch nach einheitlichen Vorgaben erstellt und zum Review verschickt
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Mobile Assistenzsysteme für die Industrie 4.0

Einen etwas anderen Weg zur Unterstützung von Servicetechnikern schlagen hingegen plattformbasierte Assistenzsysteme mit AR-Zusammenarbeit ein. Die besondere Stärke dieser Systeme liegt in drei Grundfunktionen, die der Einsatz Smart Glasses ermöglicht. Dabei kann der Mitarbeiter jederzeit Werkzeuge oder Leitern benutzen, denn seine Hände bleiben frei:

  1. AR-gestützte Videokonferenzen: Zur Problemlösung kann ein Remote Support vom Schreibtisch aus genau mitverfolgen, was der Techniker vor Ort sieht. Er leitet per Videotelefonie an und hilft gegebenenfalls mit Markierungen oder Medieneinblendungen. Auf dieselbe Weise lassen sich räumlich entfernte Beteiligte oder Experten in Prozesse einbinden oder Trainings durchführen.
  2. Sprechende Umgebung: Per Augmented Reality erscheinen automatisch Informationen zu den Objekten oder Anlagenkomponenten im Sichtfeld des Mitarbeiters.
  3. On-the-fly-Dokumentation: Einsätze lassen sich ohne Unterbrechung der eigentlichen Arbeit mit Videos, Bildern und Sprachaufzeichnungen dokumentieren. Anschließend können Kollegen über die Plattform sofort auf die Dokumente zugreifen und kommentieren. Ferner sind weitere Funktionen enthalten, die die Zusammenarbeit erleichtern.
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Wenn das System nicht benötigt wird, lässt sich das Head-Up-Display einfach nach oben wegklappen. Mikrofone mit Cancellation-Technik vermeiden außerdem Störgeräusche bei den Konferenzschaltungen. Modelle für Smart Glasses sind an verschiedene Arbeitsumgebungen angepasst, bspw. am Schutzhelm montiert, als Standalone, mit Kopfriemen oder einfachem Gestell.

Fazit: Digitale Arbeitsanweisungen oder mobile Assistenzsysteme?

Vergleichen wir nun beide Lösungen, lässt sich abschließend festhalten: Digitale Anweisungssysteme wie die mobile Checkliste stellen eine ideale Lösung für in ähnlicher Form wiederkehrende Einsätze dar, die möglicherweise eine Vielzahl einzeln zu dokumentierender Arbeitsschritte und aufwändige Berichterstellungen erfordern. Hingegen sind mobile Assistenzsysteme mit Smart Glasses die ideale Lösung für technisch anspruchsvolle Teamarbeit auf Distanz und den gemeinsamen Zugriff auf die Einsatzdokumentation.

Unklarheiten? Beide Lösungen im Beispielvideo:

Unsere Beitragsreihe „E-Learning für den technischen Außendienst“

Aber was hat das alles mit E-Learning zu tun? Im Mittelpunkt beider hier vorgestellter Systemlösungen steht die digitale Vermittlung und Vernetzung von Wissen. Kurzum geht es damit auch ums Lernen. Darum war „Digitale Arbeitsanweisungen und mobile Assistenzsysteme“ der dritte Teil unserer Beitragsreihe rund um E-Learning. Hier geht es zum ersten Teil. Am Ende dieser Serie werden Sie einen guten Überblick haben, welche E-Learning-Methoden es gibt und wofür sie sich eignen.

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