KI-Email-Assistent – Unterstützung im Posteingang für Mitarbeitende

Wie ein Kundenservice-Team dank KI wieder Luft zum Atmen bekommt.

Sarah arbeitet im Kundenservice eines mittelständischen Unternehmens. Sie betreut Kund:innen, beantwortet Anfragen, kümmert sich um Reklamationen – und verbringt täglich mehrere Stunden im Posteingang.

Besonders morgens ist es herausfordernd: Hunderte Mails warten. Einige sind wichtig, andere können noch warten. Die Zeit drängt. Und Sarah weiß aus Erfahrung: Wer zu spät antwortet, riskiert Unzufriedenheit.

Der KI-Assistent kommt ins Spiel

Das Unternehmen entscheidet sich, den KI-Email-Assistenten einzusetzen.

Er wird direkt in die bestehende E-Mail-Infrastruktur integriert, läuft lokal und respektiert alle Datenschutzvorgaben.

Der Assistent übernimmt die mühsame Vorarbeit:

• 📩 Analysiert eingehende Mails in Echtzeit
• 🧠 Erkennt wichtige zwischen irrelevanten Nachrichten
• ✍️ Schlägt passende Antworten vor
• ✅ Erstellt automatisch Aufgaben aus relevanten Inhalten
• 🔄 Lernt aus dem Schreibstil des Teams

Was sich für Sarah ändert

Nach kurzer Zeit liegt ein sortierter Überblick über alle E-Mails vor.
Sarah muss nicht mehr jede Nachricht lesen, sondern kann sich auf die entscheidenden Fälle konzentrieren.

„Ich hab morgens keine Angst mehr, dass ich was übersehe. Der Assistent sagt mir, was wichtig ist – und hilft mir sogar beim Antworten.“

Die fachliche Entscheidung bleibt bei ihr – aber die Fleißarbeit übernimmt die KI.

Kontrolle bleibt beim Kunden

Der KI-Email-Assistent wird entweder vollständig lokal betrieben oder auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland.

• Das verwendete Sprachmodell (LLM) wird individuell gewählt – z. B. ein europäischer Anbieter oder ein selbst gehostetes Open Source Modell.
• Die Entscheidung darüber liegt immer beim Kunden.

Fazit

Der KI-Email-Assistent entlastet Ihr Team im Posteingang –
damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt:
die Kommunikation mit Menschen.

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