Wie Andrea, Lageristin, mit Unterstützung des KI‑Assistenten „Inventarchecker“ effizient und fehlerfrei Inventurdaten abgleicht – ohne stundenlang manuell Listen zu vergleichen.
Andrea arbeitet als Lageristin in einem mittelständischen Unternehmen. Bei der Inventur stellte sich heraus: Die Lagerlisten enthalten Artikelbezeichnungen, die nicht exakt mit denen im ERP‑System übereinstimmen – etwa wird die „Schraube M8x40“ im Lager so bezeichnet, im ERP‑System jedoch ganz anders.
Hinzu kommt: Im Lager werden einzelne Schrauben gezählt, im ERP‑System jedoch Verpackungseinheiten (z. B. Packungen zu 100 Stück). Dadurch ist es schwierig, Artikel zuverlässig zuzuordnen, was viel Zeit kostet, stressig ist und zu Fehlern führen kann.
Der KI-Assistent „Inventarchecker“ hilft dem Team
Andrea hat eine gute Idee: beim Zuordnen von Datensätzen ist doch KI ein wahres Wundermittel?!
Sie bespricht das Problem mit dem Team von digital@work und dies bringt den hoch spezialisierten KI‑Assistent „Inventarchecker“ zum Einsatz:
- Text‑Matching: Zunächst vergleicht er automatisch die Inventur‑Bezeichnungen mit den Artikeln im ERP‑System basierend auf Textähnlichkeit.
- Technische Analyse bei Unsicherheit: Führt das allein nicht zum Treffer, recherchiert der Assistent technische Beschaffenheiten (z. B. Abmessung, Material, Normen) für jeden Artikel.
- Kompatibilitätscheck: Vergleicht er die technische Kompatibilität systemübergreifend, um auch bei unterschiedlichen Namen sicher ein Match zu identifizieren.
- Zusatzinfos: Extra‑Vorteile: Der Assistent erkennt Verpackungseinheiten und kann Referenzpreise zuordnen – das schafft Mehrwerte über den reinen Abgleich hinaus.
Was sich für Andrea ändert
Andrea und ihr Team in der Buchhaltung sind entlastet: Sie müssen nicht mehr stundenlang Excel‑Listen von Hand abgleichen – ein Großteil wird automatisiert erledigt. So gewinnen sie Zeit, sich stattdessen auf die letzten herausfordernden 5 % von Fällen zu konzentrieren, bei denen der Assistent keine Zuordnung fand.
Das vermindert Stress, reduziert Fehleranfälligkeit – und bringt wieder Luft für die wirklich anspruchsvollen Aufgaben.
Kontrolle und Datenschutz
Der „Inventarchecker“ läuft idealerweise lokal in der Systemumgebung des Unternehmens. Sensible Daten verlassen das Haus nicht. Konfigurierbare Datenschutzoptionen erlauben, selbst zu bestimmen, welche Informationen gegebenenfalls an externe Services gehen – ganz nach Unternehmensrichtlinie.
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Ihre Ansprechpartnerin:
Lisa Yilmaz
digital@work GmbH
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E-Mail: lisa.yilmaz@digital-at-work.de