Der deutsche Mittelstand modernisiert sich allmählich. Studien zeigen aber, dass er dem internationalen Standard in puncto Digitalisierung bedenklich hinterher hinkt. In einem Drittel mittelständischer Unternehmen sind selbst grundlegende digitale Anwendungen kaum verbreitet. Besonders alarmierend: Vier von fünf Pilotprojekten scheitern. Wie kommt es zu solch einem Umsetzungsdefizit und wie können wir es überwinden?
Vorweg ist mit einem verbreiteten Gemeinplatz aufzuräumen: Das Problem liegt nicht im mangelnden Anpassungswillen der Belegschaft.
Befragt man Entscheider in Firmen, was die größte Hürde für die Digitalisierung sei, nennt die Mehrheit (58%) „die Verteidigung bestehender Strukturen“ durch die Mitarbeiter. Demgegenüber steht eine überwältigende Mehrheit der Arbeitnehmer (84%) technischen Neuerungen ausgesprochen positiv gegenüber.
Es liegt also der Schluss nahe, dass das Schreckgespenst der bremsenden “Digital Immigrants” oft nur als Vorwand herhält, um ein Transformationsprojekt aufzuschieben. Einige Voraussetzungen sollten allerdings erfüllt sein, um Mitarbeiter auf dem Weg in ein Pilotprojekt wirklich abzuholen: Die Unternehmensführung muss zeigen, welche konkreten Vorteile eine Veränderung für den Arbeitsablauf bringt, weiterhin muss sie die Leute vorbereiten und durch Weiterbildung befähigen.
Viele Digitalisierungsunternehmen nehmen ihren Kunden diesen Vorbereitungsaufwand weitestmöglich ab. Die digital@work GmbH beispielsweise bindet die Mitarbeiter bereits bei der Planung und Umsetzung einer Lösung ein, bildet sie im Rahmen von Workshops in der Nutzung des neuen Systems aus, stellt detaillierte Anleitungen zur Verfügung und bietet einen technischen Support, der auch die Beantwortung von Nutzerfragen beinhaltet.
Externe Kooperation statt Personalerweiterung
Mit der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen und umfassender Betreuung ihrer Implementierung reagieren Firmen wie digital@work auf ausschlaggebende Hemmnisse bei der Digitalisierung des Mittelstands. In einer Befragung der technischen Hochschule Mittelhessen gaben mehr als die Hälfte mittelständischer Geschäftsführer an, nicht genügend IT-Personal für die Transformation zu haben. Fast ebenso viele klagen über fehlendes Know-how im Unternehmen. Externe Kooperation kann solche Probleme umschiffen, ohne dass neues Personal eingestellt werden muss.
Eine solche externe Kooperation wird in den meisten Fällen weit günstiger ausfallen als eine Personalerweiterung, zumal ein auf digitale Arbeit spezialisierter Kooperationspartner ein Pilotprojekt nicht bei Null beginnen muss, sondern aus erprobten Lösungen schöpft. Womit wir in unserer Betrachtung beim Hinderungsgrund Nummer 1 angelangt wären, nämlich der Kostenfrage.
Möglichst viele Prozesse mit einer Einzellösung digitalisieren
BWL-Professor Gerrit Sames zufolge zeigt sich hierin das Dilemma des Mittelstandes: Es gibt in industriellen Unternehmen meist hunderte von einzelnen Prozessen, die digitalisiert werden könnten. Je größer ein Unternehmen ist, desto häufiger werden Prozesse durchgeführt, und umso eher lässt sich ihre Digitalisierung rechtfertigen. Demgegenüber schätzen gerade kleine und mittlere Unternehmen den nötigen Investitionsaufwand als zu hoch ein. So fallen sie im Wettbewerb hinter die größeren und bereits digitalisierten Konkurrenten zurück und verlieren immer mehr an Kapazitäten für ihre eigene Modernisierung.
Gerrit Sames fordert darum, technische Lösungen zur Digitalisierung künftig so zu standardisieren, dass sie so einfach implementierbar werden wie die typischen Office-Produkte. Bei der digital@work GmbH fahren wir bereits heute schon eine andere, für viele Mittelständler vielleicht noch interessantere Strategie: Wir versuchen so viele Arbeitsprozesse wie möglich in einer einzelnen Plattform zusammenzuführen und damit auf einen Schlag zu digitalisieren. So erfasst unsere Lösung “Mobile Checkliste” beispielsweise alle Kernprozesse der Windenergieinspektion. Und wenn schon ein System zur Arbeitserleichterung adaptiert wird, warum nicht gleich auch die Zeiterfassung und Dienstreiseabrechnungen darüber abwickeln?
Eine gute digitale Lösung sollte unserer Ansicht nach beides sein: leicht implementierbar und trotzdem einer Vielzahl von Arbeitsprozessen angemessen. Dann lohnt sich die Investition in die Digitalisierung auch für den Mittelstand!