Digitales Verbandbuch: kinderleicht und ohne Software

Die verpflichtende Dokumentation über Erste-Hilfe-Leistungen im Betrieb ist revisionssicher und vertraulich aufzubewahren, und zwar volle fünf Jahre lang. Das stellt jedes Unternehmen vor die Herausforderung, sich auf eine langfristige Lösung für den Dokumentationsvorgang festzulegen. Lange lautete dann die Frage: „Software oder Papier?“. Viele Unternehmen mit Außendienst entscheiden sich für Letzteres oder Zwischenlösungen, um mobil zu bleiben. Der größere Verwaltungsaufwand wird dann in Kauf genommen. Das muss aber heute nicht mehr sein, denn die Technologie ist schon weiter. Wir stellen ein rechtssichere digitales Verbandbuch vor, das nicht nur kinderleicht und völlig mobil ist, sondern auch ganz ohne Software auskommt.

Jede betriebliche Erste-Hilfe-Leistung ist nach Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ der DGUV (§ 24 Abs. 6 Vorschrift 1) zu dokumentieren. Aber auch bei nicht meldepflichtigen Unfällen und Beinahe-Unfällen ist es aus HSE-Perspektive sinnvoll, Buch zu führen. Und selbstverständlich müssen auch Außendienstmitarbeitende Erste-Hilfe-Material mitführen und sind von Dokumentationspflichten nicht ausgenommen.

In welcher Form die Erfassung der zu dokumentierenden Daten zu erfolgen hat, steht dem Unternehmen frei. So werden mancherorts Verbandbücher und Meldeblöcke genutzt und verwaltet, während andere lieber eine Software pflegen.

Die mobile QR-Code-Lösung: scannen, ausfüllen, senden

Das mobile digitale Verbandbuch minimiert den Verwaltungsaufwand für Ihr Gesundheitsmanagement. Einfach pro Erste-Hilfe-Punkt oder mitgeführtem Erste-Hilfe-Kasten einen Aufkleber bestellen, gut sichtbar anbringen und kurz registrieren.

Mehr müssen Sie nicht tun – eine Softwareinstallation ist nicht erforderlich. Pro Aufkleber fallen nur einmalig Kosten an. Die Anzahl der Nutzer sowie der Einträge im Verbandbuch ist unbegrenzt.

Machen Sie sich auch den Bestellvorgang einfach und nutzen Sie unseren Marktplatz für digitale Arbeit.

Nutzer des Erste-Hilfe-Punkts scannen den QR-Code per Smartphone oder Tablet und werden direkt zum Eingabe-Formular weitergeleitet. Gemäß der Rechtsvorschriften werden dort abgefragt:

  • der Name der verletzten Person
  • Zeit und Ort sowie Unfallher­gang
  • Art und Schwere der Verletzung oder des Gesundheitsschadens
  • Erste-Hilfe-Maßnahmen
  • Ersthelfer oder Ersthelferinnen sowie Zeuginnen oder Zeugen
Mobile Ansicht des Formulars nach dem QR-Scan
Gespeicherter Verbandbucheintrag /Muster)

Was passiert mit den Daten?

Die Speicherung der Verbandbucheinträge erfolgt auf einem gesicherten Server in Deutschland. Dort sind sie mit den entsprechenden QR-Codes und der von Ihnen angegebenen Telefonnummer verknüpft. Die Daten bleiben natürlich immer Ihr Eigentum, werden nicht zu anderen Zwecken genutzt oder ausgewertet und unterliegen den Regeln der jeweils aktuellen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).  

Außerdem wird je Eintrag eine PDF-Datei erzeugt und eine Nachricht an den von Ihnen festgelegten Administrator/Verantwortlichen gesendet. Dieser kann die PDF-Datei über die registrierte SMS-Kennung sehen, abrufen und wenn erwünscht auch lokal speichern.

Die Speicherung der Original-Einträge erfolgt entsprechend der gesetzlichen Vorgaben fristgemäß (5 Jahre) und revisionssicher. Das bedeutet auch, Die Zugänge können hingegen auf Anbieterseite nach schriftlicher Beauftragung gelöscht werden.

Fazit: Mit dem mobilen digitalen Verbandbuch setzen Sie auf höchste Flexibilität und Datensicherheit, während Sie sich gleichzeitig Verwaltungsaufwände sparen. Die ideale Lösung für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden.

Unsere Beitragsreihe „Rund um Arbeit 4.0“

„Digitales Verbandbuch: kinderleicht und ohne Software“ ist Teil unserer Reihe rund um das Thema Arbeit 4.0. Sie wollen jede Folge direkt bei ihrer Veröffentlichung erhalten? Dann abonnieren Sie einfach unseren Newsletter und bleiben Sie weiterhin auf dem Laufenden.

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